Certification de documents : le guide complet pour vos formalités

Qu’est-ce que la certification d’un document ? 

1. Définition juridique : garantir l’authenticité et la conformité 

La certification est une procédure administrative qui vise à attester l’authenticité d’un document ou d’une signature. Elle constitue une étape essentielle notamment lorsque des documents officiels doivent être utilisés à l’étranger. 

En d’autres termes, elle permet aux autorités étrangères d’avoir la certitude de la validité du document. 

Ces démarches garantissent la sécurité juridique et la transparence administrative dans les échanges internationaux. 

2. Certification, légalisation, apostille : ne confondez plus 

Ces trois démarches servent toutes à authentifier un document, mais elles ne répondent pas aux mêmes besoins ni aux mêmes contextes.  

La certification consiste à confirmer qu’une signature ou une copie de document est conforme à l’original (le copie conforme est souvent demandé pour des démarches administratives en France). Dans le premier cas, elle vise à attester que la signature figurant sur un document émane bien de la personne qui l’a apposée. Attention : le contenu du document n’est en aucun cas certifié, uniquement l’identité du signataire et la réalité de sa signature. Dans le deuxième cas, elle donne la garantie que la copie est la copie exacte du document original. 

La légalisation est la procédure d’authentification préalable de la signature de l’autorité ayant délivré le document. 

Enfin, l’apostille est une forme simplifiée de légalisation, réservée aux pays signataires de la Convention de La Haye : elle permet de certifier l’origine d’un document public sans passer par une chaîne de validation diplomatique. 

3. La valeur probante d’un document certifié 

La certification d’un document, qu’il s’agisse d’une copie conforme ou d’une attestation officielle, renforce sa valeur probante, c’est-à-dire sa capacité à faire foi devant une administration, un tribunal ou un partenaire privé. En certifiant une copie, l’autorité compétente atteste que le document reproduit fidèlement l’original sans en altérer le contenu.  

En France, le notaire, en tant qu’officier public ministériel, est habilité à certifier la conformité exacte d’une copie à son original, quel que soit le type de document concerné (certificat, acte, carte d’identité, passeport, etc.) et quelle que soit son origine, qu’il s’agisse d’un document français ou étranger. La certification notariale a une valeur probante plus forte, notamment à l’étranger. Dans certains cas, elle est exigée avant une apostille ou une légalisation par le consulat. 

Comment obtenir une certification : la procédure expliquée 

1. Qui est habilité à certifier un document en France ? 

La certification de signature peut être réalisée par une mairie (lieu de résidence), un notaire ou une Chambre de Commerce et d’Industrie. Pour effectuer une copie conforme, la personne souhaitant faire authentifier son document peut se rendre en mairie ou chez un notaire mais d’autres autorités publiques sont également habilitées comme la préfecture ou le tribunal. Alors que les démarches en mairie sont gratuites, la certification par le notaire ou par la CCI est quant à elle payante. 

2. La démarche étape par étape pour une copie conforme 

Vous devez faire une copie conforme d’un document pour vous démarches administratives mais ne savez pas comment procéder ? Voici les étapes à suivre : 

– 1^ère étape : Vérifier qui doit délivrer la copie conforme (voir le paragraphe précédent). Avant tout, consultez l’organisme demandeur (administration, employeur, université) pour savoir quel type de copie ils acceptent et qui doit la signer. 

– 2^ème étape : Préparer les documents à présenter : l’original du document et une ou plusieurs copies lisibles (photocopies), la pièce d’identité en cours de validité du titulaire du document ou de la personne qui fait la demande (car la certification atteste souvent que la copie est conforme à l’original présenté). Si vous n’êtes pas le titulaire, prévoir une justification du mandat (procuration) si nécessaire. 

– 3^ème étape : Se rendre chez l’autorité habilitée avec votre dossier : renseignez-vous au préalable si un rendez-vous est nécessaire (chez le notaire par exemple). L’autorité va contrôler vos documents et va notamment comparer visuellement la copie avec l’original (lisibilité, mentions, signatures, tampons). Une fois cette vérification effectuée, l’autorité va apposer sur la copie la mention manuscrite ou imprimée attestant la conformité — par exemple : « Certifié conforme à l’original », suivie de la date, du lieu, de la signature et du cachet/tampon de l’officier public (notaire/mairie). Vérifiez bien que ces éléments sont bien présents et lisibles sur votre copie : ils sont indispensables pour que la copie soit reconnue officiellement.  

N.B. : Conservez toujours l’original ; la copie certifiée ne remplace pas systématiquement l’original en cas de litige. 

3. Dans quels cas la certification est-elle indispensable ?

• Pour les démarches administratives officielles 

Certaines administrations exigent une copie certifiée conforme lorsqu’elles doivent s’assurer de l’authenticité d’un document. C’est le cas pour le dépôt d’un dossier de naturalisation ou transmission d’un jugement ou d’un acte d’état civil à une administration étrangère par exemple. 

• Dans les procédures juridiques et notariales 

Les tribunaux, notaires et avocats demandent fréquemment des copies certifiées pour garantir la valeur probante des pièces. C’est le cas par exemple pour le dépôt de pièces dans une procédure judiciaire ou d’une succession, donation ou acte authentique nécessitant la vérification de documents d’identité ou de titres de propriété. 

• Pour les démarches à l’international 

C’est l’un des contextes où la certification est la plus cruciale : 

-présentation d’un diplôme, certificat ou acte d’état civil à une université, une ambassade ou une administration étrangère ; 

-dépôt d’un dossier de visa, de mariage à l’étranger ou de création de société internationale ; 

-transmission de documents à des autorités étrangères exigeant des copies certifiées, légalisées ou apostillées. 

• Dans le cadre d’appels d’offres ou de démarches professionnelles 

Les entreprises ou prestataires doivent souvent fournir des copies certifiées de documents administratifs ou juridiques tels que des extraits Kbis, attestations fiscales et sociales, diplômes professionnels, contrats ou autorisations d’exercice. 
Ces documents certifiés rassurent les partenaires commerciaux ou les administrations sur leur authenticité. 

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Le Journal Spécial des Sociétés vous propose de vous accompagner dans vos démarches de publication d’annonce légale, réalisation de formalités, obtention de documents auprès du Greffe mais également de certification. 

Nous travaillons régulièrement avec les autorités compétentes habilités à authentifier vos documents et pouvons vous aider à les obtenir rapidement, qu’il s’agisse d’une certification de signature ou d’une copie conforme à l’original.  

Pour faire votre demande, vous pouvez vous rendre directement dans la partie Commande/Devis sur My.JSS.fr ! 

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Questions fréquentes sur la certification de documents

Quels types de documents peuvent être certifiés ? 

Presque tous : actes d’état civil, diplômes, passeports, pièces d’identité, contrats, jugements, certificats, extraits Kbis, statuts de société, etc. Cependant, certaines copies ne peuvent pas être certifiées, notamment les documents à usage commercial ou protégés par le secret (ex. chèque, billet à ordre, carte bancaire). 

La copie certifiée conforme remplace-t-elle l’original ? 

Non. Elle permet simplement de présenter un document fiable sans devoir produire l’original, que vous devez conserver avec vous. 

Peut-on certifier une copie numérique ? 

Oui, depuis l’évolution des pratiques notariales et administratives, certaines autorités (notaires, administrations) peuvent délivrer une copie conforme électronique avec signature électronique qualifiée. Elle a la même valeur probante qu’une copie papier certifiée. 

Quelle est la durée de validité d’une copie certifiée conforme ? 

Il n’existe pas de durée légale de validité, mais de nombreux organismes exigent une copie récente (souvent de moins de 3 ou 6 mois). 

Que faire si la mairie refuse de certifier un document ? 

La mairie n’est pas tenue de certifier toutes les copies, surtout si le document n’est pas d’origine administrative française. Dans ce cas, il faut s’adresser à un notaire, qui dispose d’une compétence générale en matière de certification.