Registres obligatoires  des sociétés civiles et commerciales :  obligations, enjeux et sanctions 

La gestion administrative d’une société repose sur la tenue de plusieurs registres obligatoires, qu’il s’agisse d’une société commerciale (SARL, SAS, SA, etc.) ou d’une société civile (SCI, SCP, etc.). Ces documents permettent d’assurer la transparence des décisions, le suivi des mouvements financiers et le respect des obligations légales. Leur absence ou leur mauvaise tenue peut entraîner des sanctions financières et juridiques. Cet article détaille les principaux registres requis selon la nature de la société, leurs obligations spécifiques ainsi que les risques encourus en cas de non-conformité. 

Qu’est-ce qu’un registre pour une société commerciale ou civile ? 

Un registre pour une société commerciale ou civile est un document officiel qui permet de consigner certaines informations obligatoires relatives à la vie de l’entreprise. Il en existe plusieurs types en fonction des obligations légales et du type de société concerné. 

Quels sont les principaux registres pour une société commerciale et pour une société civile ? 

Les obligations en matière de registres varient selon que l’on est en présence d’une société commerciale (SARL, SAS, SA, SNC…) ou d’une société civile (SCI, SCP…). Voici les distinctions principales entre les registres requis pour chaque type de société. 

A- Registres obligatoires pour les sociétés commerciales 

1. Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) 

• Obligatoire pour toutes les sociétés commerciales. 

• Identifie les personnes exerçant un contrôle effectif sur la société (généralement celles détenant plus de 25 % du capital ou des droits de vote). 

• Doit être déposé au greffe du tribunal de commerce et mis à jour en cas de modification de la structure capitalistique. 

• Le non-respect de cette obligation peut entraîner une amende pouvant aller jusqu’à 7 500 € pour les personnes morales. 

2. Registre des décisions et des assemblées générales 

• Recense les décisions prises par les associés ou actionnaires. 

• Contient les procès-verbaux des assemblées générales ordinaires et extraordinaires (approbation des comptes, modification des statuts, nomination des dirigeants, etc.). 

• Obligatoire pour toutes les formes de sociétés commerciales (SARL, SAS, SA, SNC, etc.). 

• Permet d’éviter les litiges entre associés en assurant une traçabilité claire des décisions. 

3. Registre des mouvements de titres 

• Spécifique aux sociétés par actions (SA, SAS) et certaines SARL à capital variable. 

• Enregistre les transferts de parts sociales ou d’actions entre associés/actionnaires. 

• Doit être tenu de manière chronologique et permettre d’identifier les détenteurs des titres. 

• Indispensable pour la gestion des cessions d’actions et la conformité fiscale. 

4. Registre unique du personnel 

• Obligatoire dès l’embauche du premier salarié. 

• Recense l’identité, la date d’entrée et de sortie, ainsi que les qualifications des employés. 

• Permet d’assurer le suivi des obligations sociales et administratives. 

• Doit être présenté en cas de contrôle de l’URSSAF. 

5. Registre des comptes annuels 

• Contient les comptes approuvés chaque année (bilan, compte de résultat, annexe comptable). 

• Doit être conservé pendant au moins 10 ans et peut être soumis à dépôt au greffe. 

• Obligatoire pour toutes les sociétés soumises à une comptabilité commerciale. 

6. Registre des procès-verbaux du conseil d’administration ou de surveillance (pour les SA) 

• Spécifique aux sociétés anonymes dotées d’un conseil d’administration ou d’un directoire. 

• Consigne les décisions stratégiques et les orientations de la société. 

• Permet de garantir la conformité avec le droit des sociétés et de justifier les décisions stratégiques. 

7. Registre des bénéficiaires d’actions gratuites, des stocks-options ou des obligations convertibles 

• Obligatoire pour les sociétés émettant ces instruments financiers. 

• Permet de suivre leur attribution et leur exercice. 

• Doit être tenu à jour pour garantir la transparence de la rémunération en actions. 

8. Registre des comptes courants d’associés 

• Suivi des avances de fonds faites par les associés à la société. 

• Permet de garantir une bonne gestion de la trésorerie et des créances des associés. 

• Important pour la fiscalité des intérêts perçus par les associés. 

9. Registres comptables obligatoires 

• Livre-journal : enregistre chronologiquement toutes les opérations comptables. 

• Grand livre : regroupe l’ensemble des comptes de la société. 

• Livre d’inventaire : résume les actifs et passifs de la société à la clôture de l’exercice. 

• Leur non-tenue peut entraîner des sanctions fiscales et comptables importantes. 

10. Registre des sûretés mobilières 

• Répertorie les garanties prises sur les biens mobiliers de l’entreprise. 

• Utilisé notamment dans le cadre de financements bancaires. 

• Nécessaire pour prouver l’existence des garanties en cas de litige. 

B- Registres obligatoires pour les sociétés civiles 

Les sociétés civiles, comme les SCI (Sociétés Civiles Immobilières) ou SCP (Sociétés Civiles Professionnelles), sont soumises à des obligations allégées en comparaison des sociétés commerciales. 

1. Registre des bénéficiaires effectifs (RBE) 

• Obligatoire pour toutes les sociétés civiles. 

• Identifie les personnes exerçant un contrôle effectif. 

• Déposé au greffe du tribunal de commerce. 

2. Registre des décisions des associés 

• Recense les décisions importantes prises par les associés. 

• Exemples : acquisition ou vente d’un bien immobilier en SCI, changement de gérant. 

• Permet d’assurer la traçabilité des décisions collectives et d’éviter les conflits entre associés. 

3. Registre des comptes annuels (si obligation comptable) 

• Une SCI non soumise à l’IS (impôt sur les sociétés) n’a généralement pas d’obligation de dépôt des comptes annuels. 

• Une SCI à l’IS ou une SCP doit conserver ses documents comptables pendant au moins 10 ans. 

• Indispensable pour assurer la bonne gestion financière de la société. 

4. Registre des mouvements de parts sociales (si applicable) 

• Si la société civile a plusieurs associés, il est recommandé de tenir ce registre pour suivre les cessions de parts. 

• Moins strictement encadré que pour les sociétés commerciales. 

• Facilite la gestion des transmissions de parts et le respect des statuts. 

C- Obligations comptables communes aux sociétés commerciales et civiles 

1. Livre-journal 

• Enregistre chronologiquement toutes les opérations financières de la société. 

• Garantit la transparence des mouvements financiers. 

2. Grand livre 

• Regroupe l’ensemble des comptes comptables de l’entreprise. 

• Permet de suivre l’évolution financière et patrimoniale. 

3. Livre d’inventaire 

• Résume les éléments d’actif et de passif de la société. 

• Obligatoire pour toutes les entreprises tenues à des obligations comptables. 

Tableau différentiel entre société commerciale et société civile : 

En résumé : 
– Une société commerciale a des obligations plus strictes en raison de la réglementation économique. 
– Une société civile a des obligations plus souples, notamment si elle n’a pas d’activité commerciale. 

Certains de ces registres doivent être tenus sous différents formats : 

• Format papier (cahiers reliés, numérotés et paraphés dans certains cas, notamment par le greffe du Tribunal de Commerce ou Tribunal Judiciaire du ressort de l’entreprise). 

• Format électronique (certaines obligations peuvent être remplies via des registres numériques). 

Leur durée de conservation varie selon le registre (généralement au moins 5 à 10 ans, voire indéfiniment pour certains documents essentiels). 

Quels risques s’il n’y a pas de registres pour ces sociétés ? 

L’absence ou la mauvaise tenue des registres obligatoires peut entraîner plusieurs risques et sanctions, notamment : 

1. Risques juridiques et financiers 

• Nullité des décisions sociales : En cas de contentieux, les décisions prises (AG, mouvements de titres, etc.) peuvent être contestées voire annulées si elles ne sont pas dûment consignées dans un registre. 

• Difficultés en cas de contrôle fiscal ou social : L’absence de registres peut être perçue comme une volonté de dissimulation, entraînant un redressement fiscal ou social. 

• Responsabilité des dirigeants : En cas de litige, le dirigeant peut être tenu personnellement responsable pour défaut de tenue des registres. 

2. Sanctions administratives et pénales 

• Amende pour non-tenue du registre des bénéficiaires effectifs avec possibilité d’interdiction de gérer. 

• Sanctions spécifiques aux sociétés par actions pour la non-tenue du registre des mouvements de titres ou l’absence de procès-verbaux d’AG. 

• Amendes en cas d’absence du registre unique du personnel. 

3. Conséquences sur la gestion de l’entreprise 

• Blocage des cessions de parts ou actions : Sans registre des mouvements de titres ou des associés, il est difficile de prouver la propriété des actions ou parts sociales. 

• Problèmes en cas de revente de l’entreprise : Un acheteur peut exiger des registres bien tenus avant toute acquisition, faute de quoi la transaction pourrait être annulée ou retardée. 

Où les sociétés commerciales et civiles doivent-elles se procurer ces Registres obligatoires ? 

Les sociétés commerciales et civiles doivent se procurer leurs registres obligatoires auprès de plusieurs sources, en fonction du type de registre concerné : 

1. Imprimeries et fournisseurs spécialisés 

Des entreprises spécialisées proposent des registres juridiques conformes aux exigences légales (ex. : registres des assemblées générales, des mouvements de titres, etc.).  

Certains sont disponibles sous format papier ou dématérialisé. 

2. Chambres de commerce et d’industrie (CCI)

Certaines CCI proposent des registres obligatoires aux entreprises locales. 

3. Sites internet spécialisés

Plusieurs plateformes en ligne vendent des registres conformes aux normes légales. 

4. Greffes des tribunaux de commerce

Ils peuvent fournir ou orienter les entreprises vers des fournisseurs pour certains registres spécifiques. 

5. Ordres professionnels et syndicats

Pour certaines professions réglementées, les ordres professionnels peuvent exiger des registres spécifiques et indiquer où se les procurer. 

6. Logiciels de gestion juridique et comptable

De plus en plus d’entreprises utilisent des solutions numériques pour tenir leurs registres obligatoires de manière dématérialisée.

Que propose le Journal Spécial des Sociétés ? 

En plus des documents comme le Kbis, nous pouvons commander tout type de registre pour votre société : registre des assemblées générales, registre des mouvements de titres et comptes d’actionnaires, registre des décisions… Nous pouvons également les faire parapher auprès du greffe du tribunal de commerce compétent. Vous pouvez passer commande directement sur notre site internet. 

Conclusion 

La tenue rigoureuse de ces registres est essentielle pour assurer la transparence, la traçabilité des opérations et la conformité légale des sociétés. En cas de manquement, des sanctions peuvent être appliquées, notamment des amendes administratives, des restrictions sur certaines opérations juridiques ou encore des risques de contentieux entre associés. Il est donc primordial pour les dirigeants et associés de s’assurer du respect de ces obligations afin d’éviter tout litige ou sanction réglementaire. Un suivi méticuleux permet également d’optimiser la gestion interne et de faciliter les démarches en cas de contrôle fiscal ou social.