Apostille de documents : la certification pour l’international 

Qu’est-ce que l’apostille et quel est son rôle ? 

Définition : l’authentification simplifiée de vos actes publics 

L’apostille est une certification officielle apposée sur un document public afin d’en authentifier la signature, le cachet ou le timbre et d’en attester l’origine.  
Créée par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, l’apostille est une version simplifiée de la procédure plus longue et complexe de la légalisation consulaire, dont bénéficient les pays signataires. Grâce à l’apostille, vos documents français peuvent être directement reconnus à l’étranger, sans autre formalité. 

Dans quels cas devez-vous demander une apostille ? 

L’apostille peut être requise que vous soyez un particulier ou un professionnel. 

Si vous êtes un particulier, vous pouvez avoir recours à cette authentification dans le cadre d’un mariage, d’une adoption, d’une demande de visa, d’une succession, d’un emploi à l’étranger, d’études à l’étranger… 

En tant que société, vous pouvez avoir besoin d’une apostille dans le cadre d’activités commerciales (pour ouvrir une filiale par exemple), pour répondre à un appel d’offre… 

Documents concernés et pays signataires de la Convention 

L’apostille peut être exigée pour tout document public destiné à être utilisé dans un autre pays signataire de la Convention. 
Cela inclut notamment : 

• les actes d’état civil (naissance, mariage, décès) ; 

• les actes judiciaires ou extra-judiciaires (Kbis, jugements et décisions de justice…) 

• les affidavits, déclarations écrites et documents enregistrés ou déposés devant les tribunaux judiciaires ;  

• les actes notariés (actes authentiques, copie d’actes en brevet…) ; 

• les actes administratifs (casiers judiciaires, diplômes, certificats de nationalité…) ; 

• les certificats de vie des rentiers viagers ; 

• les certificats de l’INPI (Institut National de la Propriété Industrielle) ; 

• les actes sous seing privé avec certification matérielle de signature (faite en mairie, par la Chambre de Commerce et d’Industire ou par un notaire). 

Comment savoir si le pays a signé la Convention de La Haye ? 

Vous pouvez vous référer au tableau récapitulatif de l’état actuel du droit conventionnel en matière de légalisation, émis par le Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères. 

Ce dernier vous indique par pays et par type de document s’il s’agit d’une apostille, d’une légalisation ou si une dispense existe suite à un accord entre pays. 

Parmi les pays ayant signé la Convention de La Haye figurent des pays tels que l’Espagne, l’Australie, les États-Unis, le Japon, la Corée du Sud, le Brésil, le Mexique, etc. La liste complète est disponible en annexe du tableau. 
Pour les pays non signataires, la procédure classique de légalisation consulaire reste nécessaire. C’est le cas pour les Emirats Arabes Unis, le Qatar, l’Egypte, le Koweït, etc. 

Comment obtenir une apostille en France : la procédure détaillée

Identifier l’autorité compétente pour votre démarche

Une réforme a été mise en place, visant à simplifier et moderniser la procédure. Aussi, depuis le 1er mai 2025, la délivrance des apostilles ne relève plus des Cours d’Appel mais du notariat.  
Concrètement, ce sont désormais les 15 Conseils régionaux ou Chambres interdépartementales de notaires qui sont habilités à délivrer les apostilles.  
La compétence territoriale qui existait avant cette réforme disparaît : vous pouvez donc déposer votre demande dans n’importe lequel de ces centres, quel que soit le lieu d’émission du document. Par exemple, vous pouvez déposer une demande à la Chambre des notaires de Paris, même si votre document a été émis à Lyon ou Marseille. 

Les étapes clés de la demande d’apostille 

1.Préparez votre dossier : prenez votre document original, vérifiez qu’il est bien un acte public (ou un document privé dûment certifié), et rassemblez une pièce d’identité, enveloppe affranchie si nécessaire. 

2.Déposez votre demande sur la plateforme dédiée puis déposez en personne ou envoyez par la poste votre dossier au centre des notaires concerné. 

3.Traitement de la demande : le centre des notaires vérifie que le document respect les pré-requis (notamment s’il y a la signature, le sceau, la qualité de l’autorité) puis valide/refuse le dossier. Un email contenant le rapport de traitement vous est alors envoyé, vous indiquant si votre dossier a été validé ou non. 

4. Paiement : si votre dossier a été validé, vous devez procéder au règlement en ligne pour récupérer vos documents. La redevance a été fixée par l’arrêté du 10 avril 2025, paru au Journal Officiel le 16 avril 2025. Elle dépend du délai demandé, du nombre de documents à apostiller et s’il s’agit d’une personne physique ou d’une personne morale. 

Des frais de réexpédition peuvent être comptés en plus de la redevance, si vous n’avez pas joint une enveloppe préaffranchie pour le renvoi des actes apostillés ou si le montant du pré-affranchissement n’est pas suffisant. 

5. Délivrance du document apostillé : une fois le paiement effectué, vous accédez à votre document sous forme électronique, que vous pouvez télécharger. Si vous ne procédez pas au téléchargement directement après le paiement, votre document sera conservé pendant 6 mois. 

6.Récupération du document apostillé papier : le document papier sera envoyé par voie postale si vous avez joint l’enveloppe préaffranchie ou vous pouvez vous rendre sur place pour le récupérer.  

Anticiper les délais de traitement de votre demande

Avec la réforme, la procédure est plus centralisée et modernisée. Même si le site notaires.fr indique un délai de 3 jours ouvrés pour une délivrance normale et de 24h pour une délivrance rapide (sous réserve du respect des pré-requis), il est difficile de s’y fier. En effet, toutes les chambres n’ont pas le même flux de dossiers. Il est fortement conseillé d’anticiper : le retard accumulé par certaines chambres de notaires peut être conséquent. 

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Le Journal Spécial des Sociétés vous propose de vous accompagner dans vos démarches de publication d’annonce légale, réalisation de formalités mais également d’apostille. 

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• Sécurité : Minimisation des risques de rejet du dossier.  

Vous pourrez également suivre l’état d’avancement de votre dossier dans votre espace Mon Compte. 

Le conseil du JSS : que cela soit pour une apostille ou une légalisation, nous vous conseillons d’anticiper au maximum vos démarches et de connaître précisément la demande du pays destinataire (le document doit-il être certifié par un notaire ? doit-il être traduit ? avez-vous besoin de l’apostille uniquement sur la traduction ou également sur le document original ?…) 

Questions fréquentes sur la procédure d’apostille

Une apostille a-t-elle une durée de validité ? 
Non, l’apostille n’a pas de durée de validité limitée. Elle reste valable aussi longtemps que le document original demeure valable. 

Peut-on apostiller une traduction ? 
Oui, mais uniquement si la traduction a été faite par un traducteur assermenté et que la signature de ce dernier a été certifiée par une autorité publique, telle que la Chambre de Commerce et d’Industrie ou un notaire. 

Est-il de possible de faire apostiller un document français à l’étranger ? 
Non. Seules les Chambres de Notaires françaises sont habilitées pour apostiller un document émis en France. À l’étranger, il faut passer par le consulat ou la représentation diplomatique française pour effectuer ces démarches. 

Apostille ou légalisation : quelle différence ?  
La légalisation implique un passage par le Consulat pour faire authentifier les documents. Grâce à la Convention de la Haye, l’apostille simplifie ce processus pour les pays signataires.  

Pour en savoir plus sur la légalisation, nous vous invitons à lire la fiche pratique.