Déclarer les bénéficiaires effectifs

Si vous souhaitez immatriculer une société, une démarche est désormais obligatoire depuis le 1er avril 2018 : la déclaration au registre des bénéficiaires effectifs.  Cette dernière se fait auprès du greffe du tribunal de commerce compétente (via le Guichet unique) et doit être mise à jour dès qu’une information qui apparaît sur cette déclaration devient obsolète. 

Déclaration des bénéficiaires effectifs : pourquoi cette nouvelle obligation légale ? 

Ce registre a été mis en place par une directive européenne avec un objectif de transparence de la part des sociétés, afin de lutter contre la fraude fiscale, le blanchiment d’argent ou encore le terrorisme. 

Tout le monde n’a pas accès aux informations que vous avez déclarées. Seuls le représentant légal de la société, les entreprises ayant un intérêt légitime et les autorités compétentes spécialisées dans la lutte contre le blanchiment d’argent pourront accéder à ce registre. 

Qu’est-ce qu’un bénéficiaire effectif ? 

Est considéré comme bénéficiaire effectif une personne physique d’une société qui ; 

• Soit détient, directement ou indirectement, strictement plus de 25 % du capital ou des droits de vote de la société 

• Soit dispose d’un pouvoir de contrôle sur la société par tout autre moyen. 

Si personne ne remplit les deux critères précédemment cités, il convient de déclarer le (ou les) représentant(s) légal(aux) de la société (gérant, président, etc.). 

Quelles sont les sociétés concernées par cette déclaration ? 

Une société (commerciale et civile) qui a son siège social en France OU une société commerciale ayant son siège social à l’étranger (hors UE) mais un établissement en France DOIT déclarer ses bénéficiaires effectifs. L’obligation a récemment été étendue aux associations (loi 2024-364 du 22 avril 2024). S’agissant de ces types d’acteurs, la déclaration des bénéficiaires effectifs se fait à ce stade en préfecture à l’occasion des formalités (création et modification notamment). À l’heure actuelle, même si le texte est sorti, le valideur n’a pas encore été désigné. Donc statut quo pour le moment. 

Le circuit est en cours de définition en interministériel. 

Quelles sont les sanctions si la déclaration n’a pas été faite ? 

Une société qui n’a pas effectué sa déclaration des bénéficiaires effectifs ou qui a déclaré de fausses informations devra payer des pénalités pour chaque jour qui passe entre la demande de régularisation et la régularisation. La personne responsable de cette déclaration peut encourir une amende de 7 500 € et 6 mois de prison. Une interdiction de gérer peut également s’ajouter. 

La sanction pour la société peut être plus importante : amende jusqu’à 37 500 €, radiation d’office, exclusion des marchés publics, etc. 

De plus, aucune formalité n’est possible tant que les bénéficiaires effectifs ne sont pas déclarés au RBE (Registre des bénéficiaires effectifs). 

Comment déclarer les bénéficiaires effectifs ? 

La déclaration des bénéficiaires effectifs se décompose en 3 parties : 

• Les informations concernant la société 

• Les informations pour identifier les bénéficiaires effectifs 

• Les modalités de contrôle 

Si les deux premières semblent être faciles à compléter, la dernière peut s’avérer plus complexe. Vous ne savez pas quoi cocher ou quoi remplir ? Voici quelques éléments de réponse pour vous aider. 

1. Dois-je cocher contrôle direct ou contrôle indirect ?

Si le bénéficiaire effectif détient lui-même les parts dans la société, il s’agit d’un contrôle direct. 

Si le bénéficiaire effectif détient des parts à travers une autre société, ou une indivision, il s’agit dans ce cas-là d’un contrôle indirect. 

2. Détention du capital et des droits de vote : comment savoir ? 

Sauf indications contraires des statuts, lorsqu’un associé possède des parts ou actions en pleine propriété, il convient de compléter les 2 catégories sur le formulaire. En cas de démembrement de parts, le nu-propriétaire est réputé détenir le capital social et l’usufruitier les droits de vote. Il convient donc de déclarer la détention des deux personnes, à la rubrique concernée. A noter que lorsqu’un associé détient des parts/actions en pleine propriété ET en nue-propriété/usufruit, il convient de cumuler les 2 détentions et de les déclarer dans les bonnes rubriques. 

3. Comment calculer le pourcentage de détention ?

Si vous avez coché comme modalité de contrôle « détention de plus de 25% du capital » et/ou « détention de plus de 25% des droits de vote », vous allez devoir indiquer un pourcentage de détention. 

Prenons le cas d’une SCI dans laquelle nous avons : 

• Mme X, détenant 550 parts en pleine propriété 

• Mr Y, détenant 300 parts en pleine propriété 

• Mme Z, détenant 1150 parts en pleine propriété 

Total nombre de parts : 2 000 parts 

Calcul : 

Mme X : (550 x 100%) / 2000 = 27,5% 

Mr Y : (300 x 100%) / 2000 = 15% 

Mme Z : (1150 x 100%) / 2000 = 57,5% 

Il convient donc de déclarer uniquement Mme X et Mme Z comme bénéficiaires effectifs, Mr Y n’ayant pas 25% des parts. 

Si vous souhaitez en savoir davantage sur comment identifier les bénéficiaires effectifs, nous vous invitons à télécharger la fiche pratique faite par le Greffe de Paris. 

Quand doit-on mettre à jour la déclaration ? 

Toute société a l’obligation légale de mettre à jour sa déclaration des bénéficiaires effectifs, dès lors qu’une information déclarée devient obsolète. 

Voici quelques situations qui impliquent cette mise à jour : 

• Un transfert de siège social hors ressort (changement de greffe) 

• Changement d’adresse du domicile du bénéficiaire effectif 

• Changement de dénomination, de capital 

• Donation, cession de parts sociales, décès, impactant les détentions. 

Pourquoi faire appel au JSS ?  

Recourir au Journal Spécial des Sociétés (JSS) vous assure :  

• Conformité légale : Habilitation officielle garantissant le respect de la loi pour la publication de l’annonce légale 

• Expertise : Connaissance des mentions obligatoires et prévention des erreurs.  

• Gain de temps : Prise en charge complète de votre dossier (annonce légale et formalités sur le Guichet Unique). 

• Sécurité : Minimisation des risques de rejet du dossier.  

• Justification : Fourniture d’une attestation de parution.