Convocation d’assemblée : obligations de publication

La convocation d’une assemblée générale obéit à des règles strictes de publicité et de délais, particulièrement pour les sociétés qui font appel public à l’épargne. Ces obligations visent à garantir l’information des associés/actionnaires et la transparence du fonctionnement des sociétés. 

Selon la nature de la structure (sociétés qui procèdent à l’offre au public de titres financiers et dont les actions ne revêtent pas la forme nominative, SCPI, SICAV, mutuelle, coopérative agricole, coopérative, sociétés qui ne procèdent pas à l’offre au public de titres financiers), les modalités de publication et les supports obligatoires diffèrent :  

• BALO (Bulletin des annonces légales obligatoires) : créé en 1907, le BALO regroupe l’ensemble des informations relatives aux sociétés faisant appel public à l’épargne, et aux établissements bancaires et financiers, comme les opérations financières, les avis de convocations aux assemblées générales, les comptes annuels. 

et/ou selon les cas,  

• dans un SHAL (support habilité à recevoir des annonces légales). 

Suite au décret n° 2026-94 du 13 février 2026, deux changements sont à noter :

• Le premier, qui est en vigueur depuis le 16 février 2026, concerne la date d’enregistrement qui passe de J-2 ouvrés à J-5 ouvrés avant la date de l’assemblée générale. Concrètement, les actionnaires doivent désormais être inscrits en compte 5 jours avant la date de l’assemblée générale (00h, heure de Paris) pour pouvoir : participer à l’assemblée, voter et proposer un point ou un projet de résolution à l’ordre du jour.
• Le deuxième concerne la convocation et l’envoi aux actionnaires au nominatif de la documentation préalable aux assemblées qui pourra se faire par voie électronique. Ce changement ne s’appliquera qu’aux assemblées convoquées à partir du 1er juillet 2026.

Avis de réunion, avis de convocation : quelle est la différence ? 

Dans le cadre de la préparation d’une assemblée générale, plusieurs types d’avis peuvent être publiés afin d’informer les associés/actionnaires ou associés. Ces publications n’ont pas exactement la même fonction. 

L’avis de réunion 

L’avis de réunion constitue la première information donnée aux associés/actionnaires sur la tenue prochaine d’une assemblée. Il est publié suffisamment en amont afin de leur permettre de prendre connaissance des sujets qui seront débattus. 

Cet avis doit comporter les mentions obligatoires suivantes : 

– la dénomination sociale suivie, le cas échéant, du sigle de la société, 

– la forme de la société, 

– le montant du capital social, 

– l’adresse du siège social, 

– le numéro unique d’identification de l’entreprise à l’INSEE (SIREN) 

– la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, 

– la nature de l’assemblée (ordinaire, extraordinaire ou spéciale), 

– l’ordre du jour, Une description claire et précise : 

– des questions inscrites à l’ordre du jour, 

– des procédures que les actionnaires doivent suivre pour participer et voter à l’assemblée, en particulier des modalités de vote par procuration, par correspondance ou par voie électronique, 

– des modalités d’exercice des facultés pour un ou plusieurs actionnaires représentant au moins 5 % du capital ou une association d’actionnaires de requérir l’inscription à l’ordre du jour de points ou de projets de résolution, et pour tout actionnaire la faculté de poser par écrit des questions auxquelles le conseil d’administration ou le directoire est tenu de répondre au cours de l’assemblée, 

– de l’adresse postale et, le cas échéant, l’adresse électronique où peuvent être adressés les points ou projets de résolutions et les questions écrites, le délai imparti pour leur transmission, la liste des pièces justificatives. 

– les lieux et conditions, notamment de délais, dans lesquels peuvent être obtenus les formulaires de vote par correspondance, la société pouvant toutefois se dispenser de fournir ces indications dans le cas exceptionnel en pratique, où elle adresserait ce formulaire à tous ses actionnaires, 

– l’adresse du site Internet sur lequel sont diffusées les informations relatives à l’assemblée, le cas échéant, celle du site Internet où les actionnaires peuvent voter aux assemblées par des moyens électroniques de télécommunication, 

– la date d’enregistrement, car ne pourront participer à l’assemblée que les actionnaires ou les intermédiaires inscrits pour leur compte qui auront procédé à l’inscription des titres au 5^ème jour ouvré précédant l’assemblée à 0 heure (heure de Paris), 

– le texte des projets de résolution qui seront présentés à l’assemblée par le conseil d’administration ou le directoire, selon le cas. 

Le lieu et la date de mise à disposition du texte intégral : 

– des documents destinés à être présentés à l’assemblée, 

– des projets de résolution présentés, le cas échéant, par les actionnaires, ainsi que la liste des points ajoutés, le cas échéant, à l’ordre du jour à leur demande. 

Le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée peuvent être indiqués s’ils sont déjà connus. 

Les demandes d’inscription de points ou projets de résolution à l’ordre du jour sont envoyées à compter de la publication de l’avis et jusqu’à 25 jours avant l’assemblée. 

L’avis de réunion n’a pas un caractère définitif. Certaines informations pratiques peuvent encore être absentes ou susceptibles d’évoluer, telles que le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée. Ces modifications seront apportées dans l’avis de convocation. 

L’avis de réunion valant avis de convocation 

Dans certains cas, un avis de réunion peut également valoir avis de convocation. Cela signifie qu’il contient dès sa publication l’ensemble des informations nécessaires à la convocation des actionnaires. 

Dans cette configuration : 

• un seul avis peut suffire pour informer et convoquer les actionnaires, 

• les informations publiées doivent être complètes et définitives. 

Cet avis contient les mêmes indications que celles de l’avis de réunion ci-dessus mentionné en ajoutant, la date, le lieu et l’heure de l’assemblée ainsi que le cas échéant, l’adresse électronique où peuvent être adressées les questions écrites et en précisant que « cet avis de réunion vaut avis de convocation » sous réserve qu’aucune modification ne soit apportée à l’ordre du jour à la suite de demandes d’inscription des points et des projets de résolutions présentées par les actionnaires. 

Toute modification ultérieure nécessite alors deux nouvelles publications (dans un SHAL et au BALO), afin de garantir l’information des associés/actionnaires. 

L’avis de convocation 

L’avis de convocation correspond à la convocation officielle des associés/actionnaires à l’assemblée générale. 

Il doit comporter les informations suivantes : 

– la dénomination sociale suivie, le cas échéant, du sigle de la société, 

– la forme de la société, 

– le montant du capital social, 

– l’adresse du siège social, 

– le numéro d’immatriculation de la société au RCS suivi du nom de la ville où se trouve le greffe où elle est immatriculée, et le numéro unique d’identification de l’entreprise à l’INSEE (SIREN), 

– le jour, l’heure et le lieu de l’assemblée, 

– la nature de l’assemblée (ordinaire, extraordinaire ou spéciale), 

– l’ordre du jour,  

Le libellé doit être clair : 

– des questions inscrites à l’ordre du jour 

– des procédures que les actionnaires doivent suivre pour participer et voter à l’assemblée, en particulier des modalités de vote par procuration, par correspondance ou par voie électronique, (les conditions dans lesquelles les actionnaires peuvent voter par correspondance (lieu où les bulletins de vote doivent être envoyés, date limite de prise en compte de ces bulletins, etc…) et les lieux et conditions dans lesquels ils peuvent obtenir les formulaires nécessaires à ce vote, et les documents qui y sont annexés). 

Cet avis intervient après l’avis de réunion ou l’avis de réunion valant avis de convocation et confirme les modalités définitives de l’assemblée. 

Que se passe-t-il en l’absence de quorum ? 

Si le quorum, c’est-à-dire la majorité, n’est pas atteint sur la première convocation : 

• un deuxième avis de convocation doit être publié 

• au moins 10 jours avant l’assemblée sur 2^ème convocation 

• au BALO et dans un SHAL 

Les obligations de convocation d’assemblée pour les sociétés faisant appel public à l’épargne 

Les sociétés faisant appel public à l’épargne doivent respecter un formalisme spécifique impliquant notamment la publication au BALO et, selon les cas, dans un SHAL. 

Plusieurs modalités de convocation sont possibles. 

Option n°1 : publication d’un avis de réunion suivi d’un avis de convocation 

Cette procédure se déroule en deux étapes distinctes. 

Publication de l’avis de réunion 

• Publication au BALO au moins 35 jours avant la date de l’assemblée 

• Publication sur le site internet de la société au plus tard 21 jours avant l’assemblée 

L’avis de réunion présente les principales informations relatives à l’assemblé. 

Publication de l’avis de convocation 

Un avis de convocation doit ensuite être publié : 

• Au moins 15 jours avant la date de l’assemblée 

• Au BALO et dans un SHAL 

Cet avis peut intégrer d’éventuelles modifications intervenues depuis la publication de l’avis de réunion, ce dernier n’étant pas définitif. 

Option n°2 : avis de réunion valant avis de convocation suivi d’un avis de convocation 

Dans cette configuration, l’avis de réunion comporte déjà l’ensemble des informations nécessaires à la convocation. 

Publication de l’avis de réunion valant avis de convocation 

• Publication au BALO au moins 35 jours avant l’assemblée 

Publication de l’avis de convocation 

• Publication au moins 15 jours avant l’assemblée dans un SHAL 

Attention aux modifications 

Si des modifications interviennent entre l’avis de réunion valant avis de convocation et l’avis de convocation, une nouvelle publication doit être réalisée au BALO et dans un support habilité pour les annonces légales (SHAL). 

En pratique, cette éventualité est généralement mentionnée à la fin de l’avis de réunion valant avis de convocation. 

Option n°3 : avis de réunion valant avis de convocation identique au BALO et dans un SHAL 

Une troisième possibilité, moins utilisée de par son coût onéreux, consiste à publier un avis de réunion valant avis de convocation : 

• Au moins 35 jours avant l’assemblée 

• au BALO et dans un SHAL 

Cette option est peu utilisée en pratique car elle est plus coûteuse, étant donné que tous les projets de résolutions doivent être publiés. 

Attention aux modifications 

Si des modifications interviennent entre l’avis de réunion valant avis de convocation et l’avis de convocation, une nouvelle publication doit être réalisée au BALO et dans un support habilité pour les annonces légales (SHAL) au moins 15 jours avant l’assemblée. 

Les règles applicables aux SCPI et SEF 

Pour les Sociétés civiles de placement immobilier (SCPI) et Sociétés d’épargne forestière (SEF) : 

• un avis de convocation doit être publié au BALO au moins 15 jours avant la date de l’assemblée 

• L’avis doit obligatoirement contenir les projets de résolutions 

En cas d’absence de quorum, un second avis de convocation peut être publié 6 jours avant l’assemblée. 

Contrairement aux sociétés cotées, il n’existe pas d’avis de réunion préalable. 

Les convocations d’assemblée pour les SICAV 

Pour les Sociétés d’investissement à capital variable (SICAV), la publication est simplifiée : 

• publication uniquement dans un SHAL au moins 15 jours avant la date de l’assemblée 

• aucune publication au BALO n’est requise 

Les convocations d’assemblée pour les assurances mutuelles et coopératives agricoles 

Tout comme les SICAV, les assurances mutuelles et sociétés coopératives agricoles doivent publier leur convocation : 

• au moins 15 jours avant l’assemblée 

• uniquement dans un SHAL. 

Les convocations d’assemblée pour les coopératives 

Les coopératives doivent publier leur convocation : 

• au moins 15 jours avant la date de l’assemblée 

• au BALO et dans un SHAL. 

Les convocations d’assemblée pour les autres sociétés 

Les sociétés qui ne procèdent pas à l’offre au public de titres financiers peuvent également publier un avis de convocation. Ce sont les statuts qui fixent les règles de convocation. L’avis doit être publié : 

• au moins 15 jours avant la date de l’assemblée 

• dans un SHAL. 

Le deuxième avis de convocation doit paraître également dans un SHAL au moins 10 jours avant l’assemblée sur 2ème convocation. 

Pourquoi faire appel au Journal Spécial des Sociétés ?  

La publication d’une convocation d’assemblée nécessite une vigilance particulière sur plusieurs points : 

• respect des délais légaux de publication 

• présence des mentions obligatoires 

• cohérence entre les différents avis publiés. 

Le JSS vous propose un réel accompagnement dans vos démarches liées aux convocations d’assemblée.  

Recourir au JSS vous assure :    

• Expertise : Connaissance des mentions obligatoires, des délais de respecter 

• Sécurité : Une épreuve de relecture est systématiquement adressée à l’émetteur avant toute publication afin de sécuriser le contenu de l’annonce   

Les équipes du JSS mettent tout en œuvre pour que ces publications importantes se passent au mieux pour les émetteurs. Un Guide des Publications légales obligatoires, comprenant notamment le calendrier BALO, est édité chaque année par nos équipes. N’hésitez pas à le demander via le formulaire de contact.