Qu’est-ce que le Guichet Unique ? 

Depuis le 1er janvier 2023, le paysage administratif des entreprises en France a subi une transformation significative avec l’introduction du Guichet Électronique des Formalités d’Entreprises, communément appelé Guichet Unique. Cette plateforme en ligne, gérée par l’Institut National de la Propriété Industrielle (INPI), centralise toutes les démarches administratives relatives à la vie des entreprises. En remplaçant les anciens réseaux de Centres de Formalités des Entreprises (CFE) et divers sites dédiés, le Guichet Unique vise à simplifier, harmoniser et moderniser les procédures. Ce guide complet vous offre une vue approfondie de ses fonctionnalités, de ses modalités d’utilisation, ainsi que de ses avantages et inconvénients. 

Qu’est-ce que le Guichet Électronique des Formalités d’Entreprises (Guichet Unique) ? 

Le Guichet Unique est une plateforme en ligne sécurisée créée pour centraliser toutes les formalités administratives liées à la vie des entreprises. Depuis sa mise en place le 1er janvier 2023, il remplace les six réseaux de Centres de Formalités des Entreprises (CFE) gérés précédemment par les chambres de commerce, d’industrie, d’artisanat, d’agriculture, ainsi que par les greffes des tribunaux de commerce, les URSSAF, et les DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques). 

La mise en place de ce guichet unique a été instaurée par la loi Pacte de 2019, qui vise à simplifier et harmoniser les démarches administratives pour les entreprises.  

Après une période de rodage de plus de 2 ans, durant laquelle de nombreux mandataires en formalités ont participé à son amélioration en étant confrontés à des problématiques directement en production, en signalant de nombreux bugs résolus au fur et à mesure par les services de l’Inpi sous la houlette de la Mission interministérielle, le GU a pu également compter sur la disponibilité en parallèle de la solution de secours Infogreffe pour poursuivre sa mission.  Le Guichet Unique permet désormais de réaliser en ligne toutes les formalités liées à la création, à la modification, au dépôt de documents et à la cessation d’activité des entreprises, qu’elles soient individuelles, micro-entreprises ou sociétés. 

Quels sont les Objectifs du Guichet Unique ? 

1. Centralisation des Formalités : Regrouper toutes les démarches administratives sur une seule plateforme pour simplifier la gestion des formalités pour les entreprises. 

2. Simplification des Procédures : Réduire la complexité et le nombre d’étapes nécessaires pour accomplir des formalités administratives. 

3. Harmonisation : Assurer une uniformité dans les démarches administratives quel que soit le type ou la forme juridique de l’entreprise. 

4. Digitalisation : Promouvoir l’utilisation des outils numériques pour faciliter la gestion des formalités et améliorer l’efficacité administrative. 

5. Gestion du RNE : Créer et gérer le Registre national des Entreprises qui regroupe 7 registres distincts dont les accès et le mode de fonctionnement étaient dissemblables. 

Quelles sont les étapes d’utilisation du Site ? 

1. Création d’un Compte 

Pour utiliser le Guichet Unique, le déclarant doit d’abord créer un compte sur la plateforme. Cette étape est cruciale pour garantir la sécurité des données et permettre un suivi personnalisé des formalités. 

2. Saisie des Informations 

Une fois le compte créé, le déclarant remplit en ligne les informations requises en fonction de la forme juridique de l’entreprise et de son activité. Le système propose des formulaires adaptés, facilitant la saisie des données spécifiques à chaque type d’entreprise. 

3. Téléversement des Pièces Dématérialisées 

Le Guichet Unique permet de joindre des pièces justificatives dématérialisées, telles que des statuts d’entreprise, des pièces d’identité, et autres documents nécessaires à la formalité demandée. Cette fonctionnalité simplifie le processus en évitant les démarches papier. 

4. Suivi du Dossier 

Une fois les formalités soumises, le déclarant peut suivre leur avancement en temps réel grâce au tableau de bord de la plateforme. Cette fonctionnalité lui permet de vérifier l’état de sa demande, de consulter les documents soumis, et de recevoir des notifications concernant toute mise à jour ou demande d’informations complémentaires. 

5. Signature et Validation 

Cette signature qui ne peut être faite qu’après paiement en ligne des sommes dues, valide les documents et confirme la soumission des formalités. En cas de rejet de la demande, le déclarant peut contester la décision en faisant appel auprès des juridictions compétentes ou de refaire la formalité dans un délai légal de 15 jours maximum. 

6. Paiement en Ligne 

Le Guichet Unique permet de régler les frais liés aux formalités directement en ligne. Le système accepte divers modes de paiement (en CB ou en compte à approvisionner et depuis peu, le paiement pour compte de tiers est possible), ce qui simplifie le processus et accélère le traitement des demandes. 

7. Transmission aux Organismes Compétents 

Les informations et documents soumis via le Guichet Unique sont automatiquement transmis aux greffes des tribunaux de commerce*. Une fois la formalité validée, les informations sont disponibles sur le RNE pour que les organismes concernés, tels que l’INSEE, les services fiscaux, les organismes sociaux, puissent récupérer les informations nécessaires pour traiter les formalités.   

8. Assistance Gratuite 

La plateforme offre un service d’assistance gratuit pour aider les utilisateurs à naviguer sur le site et à comprendre les exigences réglementaires. Cette assistance est cruciale pour les entrepreneurs qui ne sont pas familiers avec les procédures administratives ou les outils numériques. 

Qui doit utiliser le Guichet Unique ? 

1. Entreprises avec Siège en France 

Le Guichet Unique est destiné à toutes les entreprises ayant un siège social, un établissement principal ou secondaire en France.  

Cela comprend : 

• Entreprises Individuelles : Personnes physiques exerçant une activité commerciale, artisanale, ou libérale. 

• Sociétés : Entités juridiques telles que les SARL, SAS, SA, etc. 

• Micro-Entrepreneurs : Travailleurs indépendants bénéficiant du régime simplifié de la micro-entreprise. 

2. Entreprises Étrangères 

Les entreprises étrangères souhaitant opérer en France doivent également utiliser le Guichet Unique pour accomplir les formalités nécessaires à l’établissement d’une activité dans le pays. Cela inclut les entreprises qui souhaitent ouvrir une succursale ou une filiale en France. 

3. Représentants de l’Entreprise 

Les formalités peuvent être réalisées par : 

– un mandataire en formalités qui a reçu pouvoir du représentant légal de l’entreprise pour agir en son nom. 

– l’entrepreneur lui-même, le représentant légal; 

– ou un délégataire.  

Selon le représentant choisi, des justificatifs complémentaires peuvent être requis pour assurer la validité de la demande. 

4. Personnes Morales et Groupements Non-Entreprises 

Les personnes morales et les groupements qui ne sont pas des entreprises (comme les associations ou les fondations) continueront à utiliser les sites internet dédiés ou à adresser leurs formulaires aux organismes compétents comme l’INSEE et les organismes sociaux. 

Quelles sont les Formalités Concernées ? 

1. Création de l’Entreprise 

La création d’une entreprise, qu’il s’agisse d’une immatriculation ou d’une déclaration de début d’activité, peut être effectuée via le Guichet Unique. Cela inclut : 

• Déclaration d’Activité : Indication de la nature de l’activité principale exercée. 

• Obtentions de Numéros : Numéros SIREN (pour l’entreprise) et SIRET (pour chaque établissement), code APE (activité principale exercée), et numéro de TVA intracommunautaire. 

• Immatriculation : Inscription au Registre National des Entreprises (RNE), au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS), au Registre Spécial des Agents Commerciaux (RSAC), ou au Registre des Entreprises Individuelles à Responsabilité Limitée (RSEIRL) selon le cas. 

2. Modifications 

Le Guichet Unique permet également de déclarer les modifications concernant : 

• Établissement : Changements d’adresse ou de situation des établissements. 

• Activité : Modifications relatives à l’activité principale. 

• Dirigeants : Changements dans les dirigeants ou le responsable de l’entreprise. 

• Cessation d’Activité : Processus de radiation auprès des organismes compétents. 

3. Dépôt de Comptes 

Les dépôts des comptes annuels ou autres documents comptables peuvent également être effectués via le Guichet Unique. 

4. Démarches Exclues 

Certaines démarches ne peuvent pas être effectuées sur le Guichet Unique : 

• Déclaration Sociale Nominative (DSN) : Réalisée sur le site www.net-entreprises.fr. 

• Paiement des Cotisations Sociales et Fiscales : Réalisé sur www.portailpro.gouv.fr. 

• Modification du code APE 

• Levée de mention de radiation d’office 

Quels sont les Avantages du Guichet Unique ? 

1. Centralisation des Formalités 

Le Guichet Unique offre un accès centralisé à toutes les formalités administratives, ce qui simplifie considérablement les démarches, quel que soit le secteur d’activité ou la forme juridique de l’entreprise. En effet, en fonction de l’activité déclarée, la formalité sera transmise au RCS, et/ou à la CMA et/ou à la MSA. 

Un paiement unique est calculé par l’Inpi au moment du dépôt de la formalité, qui peut être ajusté lors du traitement par le valideur, ce qui peut nécessiter un complément ou un remboursement. 

2. Suivi et Administration Simplifiés 

Les utilisateurs bénéficient de tableaux de bord pour suivre l’évolution de leurs formalités. Cette fonctionnalité améliore la transparence et permet une gestion efficace des démarches administratives. 

3. Visibilité sur l’État d’Avancement 

Le site permet de suivre l’état d’avancement de chaque demande en temps réel, offrant une visibilité accrue sur le traitement des dossiers. 

4. Registre National des Entreprises (RNE) 

La centralisation des informations au sein du RNE permet une meilleure gestion et consultation des données relatives aux entreprises. 

5. Assistance Gratuite 

Le support gratuit fourni par la plateforme aide les utilisateurs à surmonter les difficultés techniques et réglementaires, facilitant ainsi l’accès aux formalités administratives. 

Quels sont les Inconvénients du Guichet Unique ? 

1. Absence de réponse rapide 

Le projet du GU était ambitieux et sa mise en place a provoqué une révolution dans l’écosystème des formalités légales.  

Le reproche que l’on peut faire au GU est l’absence de réponse rapide sur certains points précis qui peut engendrer des blocages pour certaines formalités. 

Certaines obligations déclaratives émanent des partenaires (URSSAF ou DGFIP ou INSEE) pour leur faciliter le travail, et non des obligations découlant des Lois et décrets. 

De plus, l’harmonisation et la synchronisation de tous les registres n’étant pas encore effectives, il faut souvent faire des corrections du RNE avant de lancer une nouvelle formalité. 

2. Complexité pour les Micro-Entrepreneurs 

Les micro-entrepreneurs peuvent rencontrer des difficultés dues à la saisie répétitive d’informations et aux demandes de pièces justificatives parfois superflues. Toutefois depuis juin 2025, l’Inpi avec l’aide de la DINUM a concentré ses efforts sur l’ergonomie du GU pour faciliter la navigation des déclarants et plus particulièrement pour les petites structures. 

3. Multiplication des Interlocuteurs 

Bien que géré par l’INPI, le traitement des dossiers reste entre les mains des valideurs (greffiers des TC ou TJ, CMA, MSA), ce qui peut compliquer les démarches pour certains utilisateurs. 

4. Surcharge d’Informations 

L’harmonisation des données peut entraîner une surcharge d’informations pour certains statuts juridiques, ce qui peut compliquer la gestion des formalités pour certains utilisateurs, notamment les petites entreprises et les micro-entrepreneurs. 

Que propose le Journal Spécial des Sociétés ? 

Recourir au Journal Spécial des Sociétés (JSS) en tant que mandataire en formalités, vous permet de faire appel à un professionnel qui connait les rouages de l’outil, vous fait gagner du temps et vous permet de vous concentrer sur votre cœur de métier. Il assure toutes les démarches pour vous livrer votre Kbis à jour.  

• Conformité légale : le JSS est un journal habilité à publier les annonces légales, qui rédige et publie les avis.  

• Expertise : Connaissance des mentions obligatoires et prévention des erreurs.  

• Gain de temps : Prise en charge complète de la formalité.  

• Sécurité : Minimisation des risques de rejet du dossier.  

• Justification : Fourniture d’un Kbis.  

Le JSS fait partie du Comité des Utilisateurs qui est réuni tous les 2 mois à l’Inpi. Par son savoir-faire et sa connaissance des formalités légales, il n’hésite pas à faire remonter des informations et agit pour l’amélioration de l’outil. Il est connu et reconnu pour son professionnalisme et sa rigueur. 

Conclusion 

Le GU n’est que l’outil pour obtenir un RNE à jour, véritable enjeu pour les pouvoirs publics dont l’ambition est de connaître parfaitement toutes les entités qui agissent en France grace au RNE. Cependant le choc de simplification et les économies de papier annoncés au lancement du projet ne peuvent pas encore compenser le temps perdu, l’argent public dépensé et les blocages endurés. Le Guichet Électronique des Formalités d’Entreprises représentera une avancée majeure dans la simplification des démarches administratives pour les entreprises en France, quand il sera parfaitement finalisé et que toutes les fonctionnalités attendues par les professionnels seront mises en place et conformes. En centralisant et en numérisant les formalités, il modernise sans conteste les procédures faites précédemment sur des liasses cerfa. Toutefois, malgré ses nombreux avantages, il doit encore relever des défis, notamment en termes d’accessibilité pour les non-juristes et d’harmonisation des pratiques des valideurs qui doivent faire des efforts sur le sujet. En fin de compte, le Guichet Unique a été imposé comme portail unique de déclaration des formalités légales et même s’il n’est pas parfait, il peut se targuer d’une large utilisation et d’un flux très important de formalités validées.