Mise à jour de la fiche RNE : comment corriger les informations de son entreprise ? 

Depuis la création du Registre national des entreprises (RNE), les entreprises disposent d’une fiche regroupant de nombreuses informations relatives à leur identité, leur activité et leurs établissements. 

Or, lors de la constitution du RNE ou à la suite d’une formalité réalisée auprès du Guichet unique, certaines informations peuvent être incomplètes, erronées ou ne pas avoir correctement été reprises. Une fiche RNE qui ne correspond pas à la situation réelle de l’entreprise peut alors compliquer certaines démarches administratives ou juridiques. 

Depuis le décret n° 2023-955 du 17 octobre 2023, une procédure spécifique permet aux entreprises de demander la rectification des informations figurant au RNE. Le décret prévoit notamment qu’une entreprise qui constate une divergence entre les données du RNE et celles figurant au RCS ou au répertoire national des entreprises et de leurs établissements peut demander la rectification des données la concernant. 

Mais quelles informations vérifier ? Quand faut-il effectuer une correction du RNE ? Comment réaliser cette formalité sur le Guichet unique ? Et quelles pièces justificatives fournir ? 

Quelles informations figurent sur la fiche RNE ? 

La fiche RNE rassemble différentes informations permettant d’identifier l’entreprise et de connaître sa situation. 

Il convient notamment de vérifier : 

• la dénomination sociale ; 

• le numéro SIREN ; 

• l’adresse du siège social ; 

• les informations relatives aux établissements ; 

• l’activité exercée ; 

• les informations relatives aux dirigeants et représentants ; 

• certaines informations concernant les personnes physiques liées à l’entreprise ; 

• les autres informations devant figurer au registre en fonction de la forme et de l’activité de l’entreprise. 

Les données relatives aux dirigeants peuvent notamment comprendre leur nom, prénom, date et lieu de naissance. 

Une vérification de la fiche RNE permet ainsi de s’assurer que les informations publiées correspondent bien aux données figurant sur les documents officiels de l’entreprise. 

Pourquoi mettre à jour sa fiche RNE ? 

La fiche RNE peut contenir des informations qui ne correspondent pas à la situation réelle de l’entreprise. Ces anomalies peuvent notamment résulter de la reprise des données issues des anciens registres ou d’une formalité dont les informations n’ont pas été correctement répercutées. 

Une erreur peut par exemple concerner : 

• l’identité de la société ; 

• l’adresse du siège ; 

• les informations relatives à un établissement ; 

• l’activité exercée ; 

• les informations relatives au dirigeant ; 

• une donnée qui devrait figurer dans le RNE mais qui en est absente. 

Une fiche RNE incorrecte peut être problématique lorsqu’une entreprise doit effectuer une nouvelle formalité. Certaines incohérences peuvent notamment nécessiter une correction préalable ou compliquer le traitement d’une formalité réalisée sur le Guichet unique. 

Il est donc recommandé de vérifier la fiche RNE avant d’engager une nouvelle démarche importante, notamment lorsqu’une modification de société est envisagée. 

Par ailleurs, pour la mise en place de la facture électronique, ce sont les informations de la fiche RNE qui sont utilisées par les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP). En effet, le RNE (Registre national des entreprises) devient le référentiel officiel. Toute anomalie sur la dénomination, l’adresse, le SIREN ou le SIRET peuvent entrainer un blocage des factures à l’émission comme à la réception. 

Mise à jour du RNE : correction et modification, quelle différence ? 

Il est important de distinguer la correction des données du RNE de la formalité de modification d’une entreprise. 

La correction des données du RNE 

La correction vise à rectifier une information qui est erronée dans le RNE, notamment lorsqu’elle ne correspond pas aux données figurant dans les registres ou documents officiels de l’entreprise. 

Cette formalité peut être réalisée afin de mettre la fiche RNE en conformité avec les informations officielles de la société. 

Elle peut également être effectuée sans qu’une autre formalité modificative soit nécessaire. Par exemple, une entreprise peut avoir besoin d’obtenir une fiche RNE à jour pour une démarche administrative particulière alors qu’aucune modification de sa situation juridique n’est intervenue. 

La formalité de modification 

La modification concerne, quant à elle, un changement intervenu dans la vie de l’entreprise. 

Il peut notamment s’agir : 

• d’un changement de siège social ; 

• d’une modification de l’activité ; 

• d’un changement de dirigeant ; 

• de l’ouverture ou de la fermeture d’un établissement ; 

• d’une modification des statuts ; 

• de toute autre modification devant être déclarée. 

Dans ce cas, c’est une formalité modificative qui doit être réalisée auprès du Guichet unique. 

La correction du RNE ne remplace donc pas une formalité de modification lorsque l’entreprise connaît réellement un changement de situation. 

La formalité de correction du RNE est-elle obligatoire avant toute modification ? 

Il faut nuancer cette question. 

La mise à jour des données du RNE peut être nécessaire lorsqu’une entreprise souhaite réaliser une nouvelle formalité et que les informations présentes dans le registre ne correspondent pas aux données officielles. 

Cependant, la correction du RNE n’est pas systématiquement une formalité préalable obligatoire à toute modification ou cessation d’activité. La nécessité d’effectuer une correction dépend notamment des informations présentes dans le dossier et de la formalité envisagée. 

Lors de la préparation d’une formalité, il est donc recommandé de vérifier les données existantes et d’identifier les éventuelles anomalies avant de poursuivre. 

Cette vérification permet notamment d’éviter qu’une incohérence dans le RNE ne vienne compliquer le traitement de la formalité. 

Comment vérifier sa fiche RNE ? 

La première étape consiste à consulter les informations de l’entreprise sur Data INPI. 

Il convient ensuite de comparer les données affichées avec les documents officiels de la société, notamment : 

• l’extrait Kbis ; 

• l’avis de situation au répertoire SIRENE ; 

• les statuts ; 

• les actes sociaux ; 

• les documents relatifs aux établissements. 

Cette comparaison permet d’identifier les éventuelles différences entre les informations du RNE et celles dont dispose officiellement l’entreprise. 

Exemple : une activité ou un établissement absent du RNE 

Une situation fréquemment rencontrée concerne les entreprises qui ont été créées sans activité, puis qui ont ultérieurement fait l’objet d’une prise ou d’une reprise d’activité. 

Dans certains cas, la fiche RNE peut ne faire apparaître que le siège social alors que l’établissement principal ou l’activité exercée devrait également y figurer. 

La correction du RNE peut alors être nécessaire pour faire apparaître correctement l’établissement principal et les informations relatives à l’activité. 

Pourquoi vérifier sa fiche RNE avant une nouvelle formalité ? 

Avant de réaliser une modification, une cessation d’activité ou toute autre formalité importante, la vérification de la fiche RNE permet d’anticiper les éventuelles difficultés. 

Cette vérification est particulièrement recommandée lorsque l’entreprise : 

• envisage un changement de dirigeant ; 

• prévoit un transfert de siège social ; 

• souhaite modifier son activité ; 

• doit déclarer l’ouverture ou la fermeture d’un établissement ; 

• doit modifier ses statuts ; 

• souhaite réaliser une nouvelle formalité après une prise ou reprise d’activité ; 

• constate une différence entre son Kbis, son avis SIRENE et sa fiche RNE. 

Une fiche RNE à jour permet ainsi de disposer d’une base cohérente avant d’engager une nouvelle démarche. 

Comment effectuer une correction de la fiche RNE ? 

La correction des données du RNE est réalisée via le Guichet unique des formalités des entreprises. 

La procédure consiste notamment à : 

1. Vérifier les données de l’entreprise 

Avant de commencer, il convient d’identifier précisément les informations erronées et de déterminer quelles données doivent être corrigées. 

Il est recommandé de comparer la fiche RNE avec le Kbis et l’avis de situation SIRENE afin de disposer d’informations de référence à jour. 

2. Déposer une formalité de correction 

La demande de correction est réalisée depuis le Guichet unique. 

La formalité permet de signaler les données qui doivent être rectifiées afin que la fiche RNE corresponde aux informations officielles de l’entreprise. 

Lorsque la correction est réalisée par un mandataire tel que le JSS, plusieurs documents peuvent notamment être demandés : 

• un pouvoir autorisant le mandataire à réaliser la formalité de mise à jour des données du RNE auprès de l’INPI ; 

• un Kbis de moins de 3 mois ; 

• un avis de situation INSEE de moins de 3 mois ; 

• les éventuelles pièces complémentaires permettant de justifier la correction demandée. 

3. Attendre la validation de l’INPI 

Contrairement à certaines formalités, la correction des données du RNE est soumise à une validation par l’INPI. Une fois la correction validée, il convient de vérifier que les données corrigées sont bien remontées sur la fiche RNE. 

Combien coûte une correction du RNE ? 

La formalité de correction des données du RNE est une démarche gratuite. Il faudra donc uniquement prévoir les frais du mandataire si celui-ci fait la demande de mise à jour de fiche RNE à votre place. 

La correction du RNE modifie-t-elle les données de l’INSEE ou de l’URSSAF ? 

Non. La formalité de correction du RNE a pour objectif de mettre à jour les informations figurant dans le Registre national des entreprises. Elle n’est pas destinée à informer l’INSEE ou les organismes sociaux d’un changement de situation. Ainsi, une correction du RNE ne doit pas être utilisée pour déclarer un changement à l’URSSAF, à la MSA ou à un autre organisme social.  

Par exemple, si une entreprise doit déclarer une modification de son activité ou une évolution de sa situation auprès des organismes sociaux, elle doit effectuer la formalité appropriée. 

La correction du RNE met-elle à jour les bénéficiaires effectifs ? 

La correction des données du RNE ne permet pas non plus de mettre à jour les bénéficiaires effectifs. 

Si une modification concernant les bénéficiaires effectifs doit être déclarée, une formalité spécifique doit être réalisée selon les règles applicables. 

La correction RNE ne doit donc pas être confondue avec une déclaration modificative relative aux bénéficiaires effectifs. 

Que faire en cas de divergence entre le RNE et le Kbis ? 

Si les informations du RNE ne correspondent pas à celles figurant sur le Kbis ou dans le répertoire SIRENE, il est possible de demander la rectification des données. 

Le décret n° 2023-955 du 17 octobre 2023 prévoit précisément qu’une personne inscrite au RNE qui constate une divergence avec les informations inscrites au RCS ou au répertoire national des entreprises et de leurs établissements peut demander au teneur du RNE de procéder à la rectification des données la concernant. Des pièces justificatives complémentaires peuvent être demandées lors de l’instruction. 

Il est donc important de conserver des documents officiels récents permettant de démontrer quelles sont les informations exactes. 

Que se passe-t-il si la correction du RNE est refusée ou impossible ? 

La correction est soumise à l’examen de l’INPI. En cas de difficulté lors de la saisie ou si certaines informations pourtant présentes sur le Kbis ou l’avis SIRENE ne peuvent pas être renseignées, il est recommandé de contacter INPI Direct ou l’INPI afin d’obtenir des indications sur la procédure à suivre. 

Il est également important de conserver les justificatifs et documents officiels permettant d’établir la réalité de la situation de l’entreprise. 

Conclusion 

La mise à jour du RNE permet de corriger les informations qui ne correspondent pas aux données officielles de l’entreprise, sans avoir à réaliser une formalité modificative. Cette correction se fait via le Guichet unique et est actuellement sans frais. Il est recommandé de vérifier sa fiche RNE avant toute nouvelle formalité afin d’identifier les éventuelles incohérences. 

Pourquoi faire appel au JSS ? 

La mise à jour d’une fiche RNE nécessite de bien identifier l’origine de l’anomalie et la nature de la démarche à effectuer. Une simple erreur dans les données peut nécessiter une correction auprès de l’INPI, tandis qu’un véritable changement de situation doit faire l’objet d’une formalité modificative. 

Le JSS vous accompagne dans vos démarches de formalités d’entreprises, de la préparation du dossier jusqu’à son dépôt sur le Guichet unique. 

Nos équipes peuvent notamment vous aider à : 

• vérifier les informations figurant dans votre fiche RNE ; 

• identifier les données à corriger ; 

• réaliser la formalité de correction auprès de l’INPI ; 

• suivre le traitement de votre dossier ; 

• réaliser, lorsque cela est nécessaire, la formalité modificative correspondante. 

Faire appel au JSS, c’est bénéficier de l’expertise d’un acteur historique des formalités d’entreprises et sécuriser vos démarches auprès du Guichet unique.